So wird Ihr Lebenslauf von Bewerbungssoftware richtig erkannt und bleibt für Recruiter:innen überzeugend

Sie haben einen überzeugenden Lebenslauf erstellt, bringen die geforderte Erfahrung mit und passen fachlich zur ausgeschriebenen Position. Trotzdem kann es passieren, dass Ihre Bewerbung im Recruitingprozess nicht optimal erfasst wird. Ein möglicher Grund: Der Lebenslauf kann von einem Applicant Tracking System, kurz ATS, nicht richtig ausgelesen werden.

Damit Ihre Qualifikationen, Berufserfahrung und Kenntnisse auch digital richtig erkannt werden, lohnt es sich, bereits bei Aufbau und Formatierung des Lebenslaufs einige Punkte zu beachten.

Was ist ein ATS?

ATS steht für Applicant Tracking System. Dabei handelt es sich um eine Software, die Unternehmen bei der Verwaltung von Bewerbungen und Recruitingprozessen unterstützt.

Ein ATS kann Informationen aus eingereichten Lebensläufen auslesen und strukturiert erfassen. Dazu gehören beispielsweise Kontaktdaten, bisherige Arbeitgeber, Jobtitel, Ausbildungsstationen oder Kenntnisse. Recruiter:innen können die gespeicherten Bewerbungen anschließend verwalten, durchsuchen und nach bestimmten Kriterien filtern.

Je nach eingesetztem System und Recruitingprozess können Bewerbungen außerdem anhand bestimmter Kriterien oder relevanter Suchbegriffe gefiltert werden.

Das bedeutet: Bevor Ihr Lebenslauf von einer Recruiterin oder einem Recruiter genauer angesehen wird, kann bereits eine Bewerbungssoftware eine wichtige Rolle dabei spielen, wie gut Ihre Qualifikationen gefunden und eingeordnet werden.

Wer setzt ATS-Systeme ein?

Applicant Tracking Systeme kommen insbesondere dort zum Einsatz, wo Unternehmen Bewerbungen digital verwalten und Recruitingprozesse strukturieren möchten.

Dazu zählen beispielsweise größere Unternehmen und Konzerne, aber auch mittelständische Unternehmen, Personaldienstleister oder Organisationen mit digitalen Bewerbungsportalen. Bekannte Recruitinglösungen bzw. ATS sind beispielsweise Workday, Greenhouse, Lever, Taleo oder iCIMS.

Für Bewerber:innen ist dabei nicht immer auf den ersten Blick ersichtlich, ob und welches System im Hintergrund eingesetzt wird.

Unser Tipp: Gestalten Sie Ihren Lebenslauf grundsätzlich so, dass er sowohl für Menschen als auch für Bewerbungssoftware einfach und eindeutig lesbar ist.

Warum werden ATS-Systeme eingesetzt?

Vor allem bei einer großen Anzahl an Bewerbungen unterstützen ATS-Systeme Unternehmen dabei, den Bewerbungsprozess effizienter zu organisieren.

Sie können unter anderem dabei helfen,

• Bewerbungen zentral zu erfassen,

• Informationen aus Lebensläufen strukturiert zu übernehmen,

• Bewerbungen bestimmten Stellen zuzuordnen,

• nach Qualifikationen und Kenntnissen zu suchen und

• Recruitingprozesse übersichtlicher zu verwalten.

Für Bewerber:innen bedeutet das: Nicht nur der Inhalt zählt. Auch die technische Lesbarkeit Ihres Lebenslaufs kann eine Rolle spielen.

So machen Sie Ihren Lebenslauf ATS-tauglich

Ein ATS-freundlicher Lebenslauf muss keineswegs langweilig aussehen. Entscheidend ist, dass Aufbau, Texte und Formatierungen so gestaltet sind, dass die enthaltenen Informationen von der Software möglichst eindeutig erkannt werden können.

Dabei helfen Ihnen die folgenden Schritte:

1. Das richtige Dateiformat wählen

Beachten Sie zunächst immer die Angaben in der Stellenanzeige. Wird dort ausdrücklich ein bestimmtes Dateiformat verlangt, sollten Sie dieses verwenden.

Gibt es keine Vorgabe, ist eine DOCX-Datei häufig eine sichere Wahl für die maschinelle Verarbeitung. Auch ein PDF kann gut funktionieren, sofern der Inhalt als tatsächlicher Text gespeichert und nicht beispielsweise als Bild oder Scan eingebettet wurde.

Praktischer Check: Öffnen Sie Ihr PDF und versuchen Sie, einzelne Textstellen zu markieren und zu kopieren. Funktioniert das problemlos, ist das ein gutes Zeichen dafür, dass der Text maschinell auslesbar ist.

2. Beim Layout gilt: Klarheit vor Kreativität

Ein aufwendiges Design sieht vielleicht ansprechend aus, kann aber die automatische Verarbeitung erschweren.

Setzen Sie deshalb auf:

• ein klares, möglichst einspaltiges Layout,

• eine logische Leserichtung von oben nach unten,

• gut erkennbare Überschriften,

• einheitliche Abstände,

• klassische Aufzählungspunkte sowie

• gut lesbare Standardschriftarten wie Arial, Calibri, Helvetica oder Times New Roman.

Eine Schriftgröße von etwa 10 bis 12 pt für den Fließtext ist in der Regel gut lesbar.

Vermeiden Sie möglichst:

• komplexe mehrspaltige Layouts,

• Tabellen für zentrale Inhalte,

• Textboxen,

• Grafiken und Diagramme,

• Logos und Icons als Informationsträger,

• grafische Fortschrittsbalken bei Sprach- oder IT-Kenntnissen sowie

• wichtige Informationen in Kopf- oder Fußzeilen.

Solche Gestaltungselemente können dazu führen, dass Inhalte beim Auslesen falsch zugeordnet oder übersehen werden.

3. Verwenden Sie eindeutige Überschriften

Auch bei den Bezeichnungen der einzelnen Bereiche ist Klarheit wichtiger als Kreativität.

Verwenden Sie bekannte Überschriften wie:

Persönliche Daten / Kontaktdaten
Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Wohnort und gegebenenfalls LinkedIn-Profil.

Kurzprofil / Berufliches Profil
Optional können Sie hier in wenigen Zeilen Ihre wichtigsten Kompetenzen und beruflichen Schwerpunkte zusammenfassen.

Berufserfahrung
Führen Sie Ihre beruflichen Stationen antichronologisch an, also beginnend mit Ihrer aktuellen oder letzten Position.

Ausbildung
Auch hier empfiehlt sich eine klare zeitliche Struktur.

Kenntnisse & Fähigkeiten
Dazu können beispielsweise IT-Kenntnisse, Fachkenntnisse, Sprachen oder relevante Zusatzqualifikationen gehören.

Standardisierte Abschnittsbezeichnungen erleichtern es ATS-Systemen, Inhalte richtig zuzuordnen. Eine kreative Überschrift wie „Meine Reise“ ist daher weniger geeignet als die eindeutige Bezeichnung „Berufserfahrung“.

4. Berufliche Stationen einheitlich strukturieren

Achten Sie besonders bei Ihrer Berufserfahrung auf ein durchgängiges Muster. Dadurch finden sich nicht nur ATS-Systeme besser zurecht, sondern auch Recruiter:innen können Ihren beruflichen Werdegang schneller erfassen.

Beispiel

Projektmanagerin | Musterunternehmen GmbH | Graz
04/2022 – heute

• Planung und Steuerung von Kundenprojekten

• Projektmanagement und Koordination interdisziplinärer Teams

• Budget- und Terminverantwortung

• Laufende Abstimmung mit Kund:innen und internen Fachabteilungen

Verwenden Sie im gesamten Lebenslauf dasselbe Format für Jobtitel, Unternehmen, Ort und Beschäftigungszeitraum. Konsistente Datumsangaben erleichtern ebenfalls die korrekte Verarbeitung.

5. Keywords: Verwenden Sie die Sprache der Stellenanzeige

Ein Lebenslauf sollte nicht für jede Bewerbung identisch bleiben. Gerade für ATS-Systeme und Suchfunktionen sind relevante Schlüsselbegriffe oder Keywords wichtig.

Lesen Sie deshalb die Stellenanzeige genau durch und achten Sie unter anderem auf:

• geforderte Fachkenntnisse,

• Berufs- und Funktionsbezeichnungen,

• Programme und Softwarekenntnisse,

• Methoden und Technologien,

• Sprachkenntnisse,

• Qualifikationen sowie

• geforderte Kompetenzen.

Wird beispielsweise ausdrücklich „Projektmanagement“ verlangt und Sie verfügen tatsächlich über entsprechende Erfahrung, sollte dieser Begriff auch in Ihrem Lebenslauf vorkommen.

Wichtig dabei:

Übernehmen Sie nur Keywords, die tatsächlich Ihren Kenntnissen und Erfahrungen entsprechen.

Es geht nicht darum, möglichst viele Begriffe aus der Stellenanzeige im Lebenslauf unterzubringen. Entscheidend ist, Ihre vorhandenen Kompetenzen klar und in der für die ausgeschriebene Position relevanten Sprache zu benennen. Ein ATS-freundliches Format kann eine Bewerbung besser auslesbar machen, ersetzt aber weder passende Qualifikationen noch überzeugende und wahrheitsgemäße Inhalte.

6. Der letzte Check vor dem Absenden

Bevor Sie Ihren Lebenslauf hochladen, nehmen Sie sich noch einige Minuten für einen abschließenden Check:

✓ Ist der Lebenslauf klar und übersichtlich aufgebaut?
✓ Sind alle wichtigen Informationen als Text vorhanden?
✓ Verwenden Sie eindeutige Überschriften?
✓ Sind Jobtitel, Unternehmen und Zeiträume klar erkennbar?
✓ Haben Sie relevante Begriffe aus der Stellenanzeige berücksichtigt?
✓ Haben Sie auf unnötige Grafiken, Textboxen und komplizierte Tabellen verzichtet?
✓ Entspricht das Dateiformat den Vorgaben der Stellenanzeige?
✓ Ist ein PDF tatsächlich durchsuchbar und kein reiner Scan?

Dann haben Sie bereits eine gute Grundlage für einen ATS-freundlichen Lebenslauf geschaffen.

ATS-freundlich und trotzdem persönlich

Ein wichtiger Punkt zum Schluss: Schreiben Sie Ihren Lebenslauf nicht ausschließlich für eine Software.

Das ATS soll Ihre Informationen möglichst korrekt erfassen können. Im weiteren Bewerbungsprozess lesen jedoch Menschen Ihren Lebenslauf. Er sollte deshalb nicht nur technisch funktionieren, sondern auch Ihre Erfahrung, Ihre Stärken und Ihren beruflichen Mehrwert schnell und überzeugend vermitteln.

Gerade bei langjähriger Berufserfahrung gilt: Nicht jede einzelne Tätigkeit muss ausführlich dargestellt werden. Stellen Sie stattdessen jene Erfahrungen, Kompetenzen und Erfolge in den Vordergrund, die für Ihre angestrebte Position relevant sind.